Как заполнять путевые листы грузового автомобиля: образец в помощь

2014-05-22

Для совершения транспортировки товарных грузов необходимо иметь путевой лист, который вправе выдавать организация, занимающаяся эксплуатацией автомобиля. Такой вид документов необходим, для того чтобы совершать учет работы, которую выполнили водители и их транспортные средства. Сотрудниками заполняются путевые листы грузового автомобиля, образец для которых есть на каждой фирме. Кроме того, данный документ является основой для взаиморасчетов между водителем и заказчиком за транспортировку грузов.

Формы путевых листов

Путевой документ, предназначенный для грузовых автомобильных средств, имеет две формы: 4-с или 4-п. Первая форма применяется тогда, когда за перевозку грузов предусмотрена сдельная оплата. Вторую форму используют, если осуществляется повременная система расчетов. Форму под номером 4-п актуально использовать, если есть необходимость осуществлять перевозки товарных грузов двум клиентам в течение смены водителя.

Выдача путевых листов

Водитель всегда получает от организации путевой лист грузового автомобиля, бланк, который идет в одном экземпляре на протяжении всей рабочей смены. Сотрудник, на котором лежит ответственность за выдачу данных документов, должен обязательно удостовериться в том, что путевой лист сдан, который был использован в течение прошлой смены.

Любые путевые листы грузового автомобиля, образцы которых можно взять при заполнении у диспетчера, во время передачи водителю обязательно должны иметь заполненные поля:

• с датой выдачи документа;
• штампом и печатью фирмы, которой принадлежит транспортное средство;
• учетный номер, который обязательно проставляется и в документе, и в специально предназначенном журнале, где ведется учет всех путевых листов. Важно чтобы дата, указанная на документе, совпадала с датой, которая была указана при регистрации. Чаще всего работа, связанная с выдачей и регистрацией путевых документов, ложится на диспетчера фирмы, которой и принадлежит автомобиль.

Ответственными же за правильность оформления являются директор фирмы, а также сотрудники, которые отвечают за обслуживание грузового транспорта (механики, диспетчеры, заправщики).

Любой путевой лист имеет специальный отрывной талон, заполнением которого занимается заказчик во время совершения грузоперевозок. В итоге данная часть путевого листа является причиной для предоставления счета в адрес заказчика за оказанные ему услуги. Отрывной бланк путевого листа служит доказательством того, что фирма в лице водителя осуществила доставку груза заказчику.

Остальная часть документа остается в архиве организации, которая является владелицей транспортного средства. Важно, чтобы обе части путевого листа содержали идентичную информацию, что позволит беспрепятственно вести учет по работе транспорта на протяжении рабочего дня.

Заполнение путевых листов

Чтобы правильно оформлять документы, важно иметь путевой лист спецтехники образец в доступном месте. Путевые документы должны храниться в совокупности с товарными накладными – это позволит в будущем не тратить много времени на их поиски во время проведения проверок.

Форма путевого листа под номером 4-п позволяет указать номера транспортных накладных в соответствующие строки. К путевому документу прилагают всего один экземпляр накладной на весь груз, который будет транспортироваться на протяжении рабочей смены.

Расчет итогов проводится, исходя из суммарного веса товара, и подтверждается наличием путевого листа, а также в сопровождении с товарно-транспортной накладной.

Путевой лист – это документ первичного учета движения автотехники любого предприятия. Именно на его основе происходит списание ГСМ по бухгалтерскому балансу и амортизация транспортных средств.

Видео: Заполняем путевые листы